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Tourist Information – Service & Qualität

Tourist Information Service & Qualität©Quelle: TTG

Die Gästezufriedenheit bleibt das zentrale Ziel aller agierenden Leistungsträger insbesondere Tourist Informationen. Diese bemisst sich nicht in Effizienzkennzahlen der TI, sondern vorrangig darin, den Gästen ein individuelles, eindrucksvolles und erholsames Reiseerlebnis zu bieten.

Voraussetzung dafür sind verschiedene Qualitätskriterien – bezogen auf den Service, die Erlebnisse sowie verschiedene Querschnittskriterien, z.B. Nachhaltigkeit, sowie Ansprüche besonderer Zielgruppen, z.B. an Inklusion und Barrierefreiheit.

Grundlage dafür, die Gästezufriedenheit zu sichern und zu steigern, ist eine möglichst lückenlose Servicekette, die letztlich auf eine gründliche Customer-Journey-Analyse gründet. Zudem sichert eine wertschätzende und bedarfsgerechte Personalentwicklung den Betrieb der TI.

Servicekette in der Tourist Information

Im Rahmen einer Customer-Journey-Analyse lassen sich der Bedarf und die Bedürfnisse der Gäste ermitteln. Diese gilt es möglichst weitreichend zu erfüllen. Die TIs tragen dazu bei, dass die touristischen Serviceketten perfekt aufeinander abgestimmt sind. Sie erfüllen die Bedürfnisse der Gäste und machen die Destination für die Gäste erlebbar. Dabei müssen sie aktiv Trends und Ideen von außen aufgreifen, um sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Zudem investieren sie in neue Produkte, Services und Infrastruktur.

Die Gäste erwarten heutzutage ein breites Spektrum an kostenlosen Services von einer TI. Waren TIs früher vor allem eine Anlaufstelle, um Zimmer zu buchen und Fragen zu stellen, sind sie heute multifunktionale Service-Center, in denen sich digitale mit analogen Services verbinden und die stets neue Trends und Erwartungen der Gäste befriedigen müssen. Dies ist jedoch kein Nachteil, sondern ihr Erfolgsgeheimnis.

Neben der Information und grundlegenden Services, wie z.B. Toiletten und Sanitäreinrichtungen, wachsen die Ansprüche an die Inspiration, „Insidertipps“ und konkrete Anregungen. Der persönliche Kontakt bleibt dabei das Alleinstellungsmerkmal der TI.

  • Persönlicher Ansprechpartner/in
  • Allgemeine Inspiration / Information über Angebote
  • Vermittlung oder Buchung einer Unterkunft, Hotel etc.
  • Informationen / Tipps zur Gastronomie vor Ort
  • Frage nach dem Weg, einer Verkehrsverbindung etc.
  • Frage nach „Insidertipps“ und Spezialwissen
  • Mitnahme eines kostenlosen Stadtplans
  • Mitnahme von Flyern, Prospekten u.Ä.
  • Aufladen des Smartphones
  • Nutzung eines freien WLAN
  • Toilette / Sanitäreinrichtungen
  • Kinderecke / Spielecke
  • Buchung einer Stadtführung, Tour oder vergleichbarer Angebote
  • Kauf einer Gästekarte / Tourist Card o.Ä.
  • Kauf eines Bus- oder Bahntickets
  • Kauf eines Veranstaltungstickets
  • Kauf von Eintrittskarten für Attraktionen
  • Kauf eines Souvenirs und / oder typischen Produktes
  • Fahrradverleih
  • Verleih anderer Geräte, Ausrüstung, z.B. Wanderausrüstung

Die TIs tragen dazu bei, dass die touristischen Serviceketten perfekt aufeinander abgestimmt sind. Die TI und ihre Mitarbeitenden ermitteln daher, an welchen Kontaktpunkten innerhalb der Servicekette und Customer Journey es Schnittstellen zu Servicepartnern, anderen TIs und Tourismusorganisationen sowie Leistungsträgern gibt. Zudem ermitteln sie, welche Services an diesen Kontaktpunkten gebündelt bzw. synchronisiert werden müssen. Dies gilt vor allem für die kostenpflichtigen Angebote und Services, die nur vermittelt werden.

Die TIs entwerfen gemeinsam mit den Partnern neue Serviceleistungen und Produkte bzw. Angebote, um dem Gast den Wechsel zwischen unterschiedlichen Dienstleistern und Partnern bzw. unterschiedlichen Leistungen zu erleichtern, z. B. Tourist Cards, Kombitickets, Gepäckservices usw.

Neben den grundlegenden Services und Ansprüchen sind themenspezifische Qualitätskriterien zu erfüllen.

Dabei unterscheiden sie analoge und digitale Kontakte und leiten daraus spezielle Ansprüche an die Vermittlung von Informationen und Inhalten zum richtigen Zeitpunkt ab. Dank einer zentralen Datenhaltung für die medialen Inhalte sind die vermittelten Informationen stets aktuell und widersprechen sich nicht.

Die Mitarbeitenden analysieren die im Rahmen der Prozesse auf lokaler Ebene auflaufenden Daten und Kennzahlen und suchen nach Möglichkeiten, die Services besser auf die Gästebedürfnisse anzupassen.

Bei allen Services sind grundlegende Querschnittsanforderungen zu berücksichtigen. Das sind:

  • Führen Sie regelmäßig eine Customer-Journey-Analyse für Ihre Zielgruppen durch.
  • Beobachten Sie das Umfeld und neue Entwicklungen in der touristischen Kommunikation
  • Identifizieren Sie fehlende Services und Angebote – auch in Partnerschaft mit den touristischen Leistungsträgern*innen vor Ort
  • Sammeln Sie Daten und Informationen dazu, wie gut die Services angenommen und genutzt werden.

Ihre Ansprechpartnerin

Christiane Lögering
Thüringer Tourismus GmbH

Innovation und Qualität
Themenkoordination Qualität & Service

Das lerne ich hier:

  • Serviceansprüche der Gäste
  • kostenlose und kostenpflichtige Services
  • Verbindung zwischen Erlebnis- und Servicequalität
  • Aufgaben zur Sicherung der Servicekette

Wir bleiben im Dialog:

Lassen Sie uns im Gespräch bleiben.

Rolle der Tourist Information

Qualitätsmanagement

Der Betrieb einer Tourist Information muss durch ein Service- und Qualitätskonzept begleitet und fundiert werden. Darin werden alle Services, Qualitätsstandards und deren konkrete Umsetzung definiert. Diese Definitionen sind stets zielgruppenspezifisch. Zudem agiert die TI dabei nicht allein und unabhängig, sondern orientiert sich an den Vorgaben und Empfehlungen für Thüringen insgesamt sowie auch den Besonderheiten der Region.

i-Marke für Tourist Informationen

Eine gute Servicequalität ist die Basis jedes touristischen Angebots. Die Thüringer Tourismus GmbH empfiehlt ein umfassendes Bündel an verschiedenen Qualitätsinitiativen, die verschiedenste Betriebsarten und Zielgruppen unterscheiden. Der „Schlüssel“ zur guten Servicequalität sind zudem Ihre Mitarbeiter im direkten oder indirekten Besucherkontakt vor und hinter den Kulissen, also sowohl analog als auch digital. Ihre Schulung ist von zentraler Bedeutung und wächst mit der weiteren Differenzierung der Besucherbedürfnisse und Interessen.

Zusätzlich ergeben sich durch neue digitale und personifizierte Services neue Aufgaben, um den erhöhten Ansprüchen an eine individuelle Reise- und Ausflugsgestaltung gerecht werden zu können. Daher besteht auch bei digitalen Besucherservices ein erhöhter und permanenter Qualifizierungsbedarf.

Von zentraler Bedeutung für die TI als Betrieb ist die Zertifizierung mit der i-Marke. Die Aufgaben von modernen Tourist-Informationen lassen sich heutzutage nicht auf einfache Service-Anfragen der Gäste reduzieren. Mit der Zeit haben sich viele Anforderungen in Bezug auf die Leistungen gesteigert: die Gäste erwarten beste Ausstattungs-, Informations- und Servicequalität.

Der DTV hat mit der i-Marke im Jahr 2006 ein Qualitätssiegel für Tourist-Informationen eingeführt. Mit der Prüfung anhand der Mindestkriterien sowie weiterer 40 i-Marke Kriterien wird die Angebots- und Leistungsqualität der Tourist-Information „mit der Brille des Gastes“ anhand eines standardisierten, bundesweit einheitlichen Kriterienkatalogs unter die Lupe genommen.

  • Umfassender Vor-Ort-Check zur Qualität des eigenen Angebotes durch unabhängige Prüfer*innen – inkl. Beratung vor Ort und Auswertungsbericht zur Qualitätssteigerung
  • Argumentationshilfe gegenüber Entscheidungsträger*innen, Finanzierungs- und Förderstellen
  • das rote “i” gibt der i-Marke Strahlkraft für die touristischen Gäste in der Stadt/Region
  • Einbindung in ein bestehendes TI-Netzwerk und bedarfsmäßiger Austausch zu bestimmten Themen
  • Nutzungsrecht am bekannten Logo der i-Marke für drei Jahre, inkl. kostenfreiem Schild sowie weitere Produkte im i-Marke Branding
  • i-Marke Newsletter speziell für TIs (quartalsweise)

Service- und Erlebnisqualität

Zur Servicequalität gehören alle Angebote, die spezielle Zielgruppeninteressen und Bedürfnisse berücksichtigen sowie Mehrwerte schaffen. Grundsätzlich ist die TI angehalten, diese Qualitätsstandards auch an die Leistungsträger weiterzugeben.

Die wichtigsten Qualitätsinitiativen

Diese Differenzierung zeigt: Erlebnisqualität kann im Tourismus nicht übergreifend definiert werden. Jedes spezifische Angebot und Produkt weist seine eigenen Qualitäten auf, die nur bedingt in ein Schema gepresst werden können.

Dazu werden zunehmend Methoden eingesetzt, um Erlebnisse systematisch zu entwickeln. Dabei werden Erkenntnisse aus der Psychologie sowie dramaturgische und kulturelle Techniken miteinander verknüpft, um Besucher sowohl emotional als auch sozial und über verschiedene Sinne zu aktivieren.

  • Design-Thinking*¹: ein grundsätzlicher methodischer Ansatz, um nutzerorientierte Erlebnisse zu schaffen
  • Thematisierung: Erlebnisse immer mit einem thematischen Inhalt zu verknüpfen, z.B. einem Wanderweg zu historischen Themen o.Ä., um mehr Tiefe zu erzeugen
  • Storytelling: das Erzählen von Geschichten über Menschen und ihre Erlebnisse und Hintergründe
  • Inszenierung und Szenografie: die Anwendung dramaturgischer Mittel und eine besondere Gestaltung der Angebote
  • Events: als lebendiger Abbild eines Erlebnisses, z.B. Festivals, Thementage etc

Design-Thinking*¹ = ein kreativer Prozess, um neue Ideen und Innovationen zu entwickeln. Dabei steht der Mensch mit seinen Bedürfnissen im Vordergrund. Die Methode eignet sich als Lösungsansatz für ganz unterschiedliche Herausforderungen und bietet großes Potenzial für euch und eure Schule.

Letztlich sind auf dieser Basis alle Erlebnisse und Angebote am Reiseziel immer wieder zu hinterfragen und zu verbessern. Grundlage dafür sind die Interessen, Wünsche und emotionalen Bedürfnisse der Besucher und speziellen Zielgruppen in Thüringen. Die TI definiert daher, ggf. auch unter Einbeziehung von Leistungsträgern vor Ort, ihre Zielgruppen. Im Idealfall orientieren sich diese an den Vorgaben auf Ebene der regionalen Tourismusverbände oder der TTG und müssen vor Ort noch spezifiziert werden. Durch eine möglichst konkrete Schilderung und Charakterisierung erleichtern sie die Planung und Entwicklung von Angeboten, Service- und auch Marketingmaßnahmen. Im Idealfall können sogar real existierende, als typisch empfundene Gäste als Personas herangezogen werden.

  • Definieren Sie Ihre Zielgruppen und orientieren Sie sich dabei an den Vorgaben auf regionaler und Landesebene.
  • Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren touristischen Partnern vor Ort ein Service- und Qualitätskonzept.
  • Lassen Sie die TI mit der i-Marke des DTV und nach ggf. weiteren passenden Qualitätsinitiativen zertifizieren.
  • Suchen Sie sich diejenigen Qualitätsinitiativen heraus, die zu Ihrer Zielgruppe passen, und vermitteln Sie diese Standards an Ihre Leistungsträger vor Ort.
  • Richten Sie Arbeitsgruppen o.Ä. ein und motivieren Sie die Leistungsträger und Gastgeber zu eigenen Zertifizierungen.

Das lerne ich hier: 

  • Konzept zur Sicherung der Service- und Erlebnisqualität
  • Qualität ist zielgruppenabhängig
  • Wichtigkeit der Definition der Zielgruppen

Ebenfalls interessant:

weiterführende Informationen zur i-Marke

weiterführende Informationen zu den Qualitätskriterien 

Personalanforderungen/ Personalentwicklung

Die persönliche Beratung ist und bleibt das zentrale Alleinstellungsmerkmal der TIs. Daher ist es folgerichtig, dass die Mitarbeitenden das “Herz” jeder TI sind. Sie sind direkter Ansprechpartner für alle Gäste, kommunizieren und interagieren mit ihren Zielgruppen auf eine sehr persönliche Art und Weise. Dazu benötigen sie nicht nur Fachwissen, sondern auch Erfahrungen im Umgang mit Menschen und – selbstverständlich – Kenntnisse des Ortes und der Region aus eigenem Erleben.

Unternehmenskultur

Die richtig ausgewählten Mitarbeitenden erfüllen ihre Aufgaben mit Interesse und Engagement und identifizieren sich mit ihrer Destination. Dies setzt jedoch voraus, dass wir ihre Arbeit wertschätzen. Die Ergebnisse der ersten Studie zur Mitarbeiterzufriedenheit im Deutschlandtourismus „Job und Sinn 2022“ von destinet.de hat gezeigt: Mitarbeitende in TIs auf lokaler Ebene fühlen sich überdurchschnittlich häufig nicht wertgeschätzt. Dies ist – angesichts der bedenklichen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt – besonders ernst zu nehmen.

Daher gehört es zu den zentralen Aufgaben der lokalen Tourismusführung, eine wertschätzende Unternehmenskultur zu schaffen. Der Weg dorthin ist in hohem Maße von der aktuellen Situation, Größe und auch Führungskraft vor Ort abhängig, weshalb dazu keine allgemeingültigen Tipps abgegeben werden können. Holen Sie sich ggf. professionelle Hilfe und eine Moderation dazu.

Diese Unternehmenskultur ist eng verbunden mit der Destinationsmarke und sollte ebenso wie die Destination als Arbeitgebermarke eine entsprechende Alleinstellung aufweisen. Diese kommt, wie bei einer echten Marke, auch in Werten zum Ausdruck, die die oben genannte Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Je nach Größe der Destination und Region kann hier auch destinationsweit eine Arbeitgebermarke entwickelt werden, die mit der Destinationsmarke eine Einheit bildet.

  • Entwickeln Sie eine glaubwürdige, wertschätzende Unternehmenskultur und Arbeitgebermarke mit einem klaren Werteversprechen an die Mitarbeitenden, ggf. destinationsübergreifend zusammen mit den Leistungsträgern.
  • Nehmen Sie sich auf Führungsebene Zeit, um gemeinsam mit Ihrem Team eine ganzheitliche Strategie und neue Unternehmenskultur zu entwickeln.
  • Definieren Sie nicht nur Stellenbeschreibungen, sondern konkrete Rollen jeder Mitarbeitenden. Diese orientieren sich an deren Fähigkeiten und Kenntnissen.
  • Werden Sie zum Mentor Ihrer Mitarbeitenden bei der persönlichen Entwicklung – mit regelmäßigen Entwicklungsgesprächen.
  • Investieren Sie regelmäßig und mit einem klaren Konzept in die Fortbildung Ihrer Mitarbeitenden.
  • Berücksichtigen Sie beider Fortbildung die Interessen der Mitarbeitenden und der Zielgruppen gleichermaßen.
  • Planen Sie Ihren Personalbedarf entlang der Aufgaben, Öffnungszeiten, Größe und Frequenzen in den TIs.
  • Erarbeiten und pflegen Sie ein Prozesshandbuch.

Qualifikationen, Rollenverständnis und Personalbedarf

Neben der Unternehmenskultur gehören besondere Qualifikationen zu den wichtigen Merkmalen des Personals. Zunächst einmal sollten die Mitarbeitenden möglichst von fachfremden Aufgaben entlastet werden, z. B. Verwaltungsaufgaben in der Bürgerberatung o. Ä.

Das Personal ist im Idealfall fachlich qualifiziert und zeichnet sich durch eine touristische Ausbildung, Fortbildung/Umschulung bzw. ein fachspezifisches Studium aus. Angesichts der Knappheit von Fachkräften kann es jedoch nötig sein, Quereinsteiger*innen zu integrieren. Dazu ist ein besonderes „Onboarding-Verfahren“ zu entwickeln, das in die Besonderheiten der Unternehmenskultur und die Ansprüche der TI einführt.

Für jede Stelle regeln Rollen und Qualifikationsprofile die Aufgaben und Funktionen der Mitarbeitenden. Rollen sind weniger starr und fest, sondern stellen eine flexible Ergänzung zum eigentlichen Stellenprofil dar.

Das Personal wird grundsätzlich im Hinblick auf die anstehenden Aufgaben und auch die künftigen Anforderungen regelmäßig geschult und weiterqualifiziert, um neue Rollen, Sichtweisen und Innovationen zu fördern. Nutzen Sie dazu auch die Angebote der TTG.

Folgende Kenntnisse und Fertigkeiten sind sinnvoll:

  • Servicequalitätsstandards, ggf. sogar eine entsprechende Ausbildung, z.B. als Qualitätscoach ServiceQ-Deutschland
  • Kenntnisse im Beschwerdemanagement sowie im Führen von Verkaufsgesprächen angepasst an die Reisephase des Gastes
  • themenspezifisches Wissen und themenspezifische Qualitätsstandards, z.B. zum Wander-, Rad-, Gesundheits- oder Kulturtourismus
  • Zielgruppenkenntnis
  • lokale und regionale Kenntnisse (Geographie, Attraktionen, Landschaften, Mobilität, Orientierung…) sowie lokales/regionales Spezialwissen
  • Fremdsprachenkenntnisse, mindestens Englisch
  • Medienkompetenz, v. a. im Hinblick auf das mobile Internet sowie Endgeräte der Nutzer
  • Kenntnisse und das Verständnis der regionalen und landesweiten Markenwerte und -inhalte

Die Mitarbeitenden tauschen sich mit der Leitung der TI regelmäßig über veränderte Ansprüche und neue Einflussfaktoren auf die internen Prozesse aus., z. B. in regelmäßigen Workshops. Dabei werden auch die Rollen definiert und verteilt.

Der Personalbedarf in einer Tourist Information setzt sich aus Management-Aufgaben und Gästebetreuungsaufgaben zusammen. Der Personalbedarf ist nicht nur von den täglichen und saisonalen Öffnungszeiten einer TI abhängig, sondern auch von den konkreten Aufgaben als Organisation, Verein oder Unternehmen, der Größe und Vielschichtigkeit der Destination sowie der Anzahl der Ankünfte und Übernachtungen.

Zudem sind immer die Besuchsspitzen in der TI zu berücksichtigen, nicht nur einfach die Jahresbesuchszahlen. Eine “Daumenregel” dafür gibt es nicht, aber Berechnungsmodelle. Der Bedarf muss individuell ermittelt werden. So kann es ein erheblicher Unterschied sein, wenn z.B. die TI noch für den Betrieb einer Infrastruktur oder die Veranstaltung großer städtischer Events zuständig ist. Lassen Sie sich beraten und entwickeln Sie ein individuelles Betriebskonzept. In der Regel benötigen TIs mindestens 3 Mitarbeitende und ein mittleres sechsstelliges Budget, um ihre Aufgaben erfüllen zu können.

Dringend zu empfehlen ist das Erarbeiten und Pflegen eines Prozesshandbuchs – im Idealfall in digitaler Form, weil dies eine schnellere Anpassung ermöglicht.

Dazu dokumentieren die Mitarbeitenden ihre Arbeitsprozesse, -schritte und einzelne Aufgaben in einer Form, dass neue Arbeitskräfte sich schnell einarbeiten können und kein Wissen verloren geht. Dazu gehören z.B.

  • kritische Prozesse, z.B. Notfälle, Kasse etc.
  • tägliche Routinen und Checks
  • Personalfragen, Zuständigkeiten, und Ansprechpartner*innen
  • sämtliche Arbeitszeiten- und Öffnungszeitenregelungen
  • Services und Gästekontakte
  • die Tonalität der Gästeansprache und Standards der Gesprächsführung
  • klar definiertes Verhaltens- und Kommunikationsmuster bei speziellen oder allgemeinen Anfragen, Beschwerden, Buchungen, Verkäufen usw.
  • Vorgaben für den Einkauf bzw. die Einbeziehung von Leistungen externer, z.B. von Leistungsträger*innen wie Gastronomie und Hotellerie
  • Vorgaben für die Raumnutzung und -gestaltung, Sicherheit und Hygiene
  • Vorgaben für Nachhaltigkeit und Barrierefreiheit des Betriebs
  • Standards für die Adressverwaltung bzw. den Datenschutz
  •  Standards für die Speicherung und Verwaltung von angebots- und produktbezogenen Daten und Informationen
  • Lokalspezifische Besonderheiten

Wichtig!

  • Entwickeln Sie eine glaubwürdige, wertschätzende Unternehmenskultur und Arbeitgebermarke, ggf. destinationsübergreifend
  • Investieren Sie regelmäßig und mit einem klaren Konzept in die Fortbildung Ihrer Mitarbeitenden
  • Planen Sie Ihren Personalbedarf entlang der Aufgaben, Öffnungszeiten, Größe und Frequenzen in den TIs
  • Erarbeiten und pflegen Sie ein Prozesshandbuch

Das lerne ich hier:

  • Mitarbeitende sind der Schlüsselfaktor für die Qualität einer TI
  • Wertschätzung als zentrale Leitlinie in der Unternehmenskultur
  • Prozesshandbücher als Standard in jeder TI
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