Der Träger der TI, in der Regel die Kommune, regelt schriftlich, welche touristischen Aufgaben seitens der Tourist-Information zu erfüllen sind. Eine Übersicht typischer, touristischer Aufgaben der Ortsebene findet sich auch im Kapitel zur Tourismusstrategie 2025. Die Tourist-Information bzw. ihre Mitarbeitenden sind insbesondere von fachfremden Aufgaben zu entlasten (z. B. Verwaltungsaufgaben in der Bürgerberatung).
Für die genannten Aufgaben ist mindestens folgendes Personal vorzusehen:
- mindestens 1,5 VZÄ* im Management
- mindestens 2,5 VZÄ* in der Gästebetreuung, also im direkten Kundenkontakt zur Sicherung einer ganzwöchigen Öffnungszeit der TI an mindestens sechs Tagen
- Je nach Aufgabentiefe und Größe der betreuten Destination kann dieser Bedarf erheblich höher liegen. Der genaue Bedarf ist im Rahmen der Aufgabendefinition zu ermitteln.
Das Verhältnis zu Organisationen und Institutionen, in denen sich Aufgaben und Funktionen doppeln und überschneiden könnten, z. B. Wirtschaftsförderung, Stadtmarketing oder Stadtentwicklung/-planung, ist klar zu regeln. Im Idealfall werden diese Aufgaben unter einem organisatorischen Dach vereint (Ausnahme Stadtplanung). Sollte es Arbeitsteilungen geben, sind diese sinnvoll und bezogen auf die Zielgruppen vorzunehmen, z. B. könnte die Wirtschaftsförderung Hotelinvestoren- und -betreiber akquirieren, nicht aber direkt mit Gästen kommunizieren.
Aufgaben, die eher übergeordneten Organisationen, z. B. dem regionalen Tourismusverband oder bei der TTG, besser bearbeitet werden können, sind entsprechend auszulagern. Damit wird die landesweite Arbeitsteilung sowie die Einbindung in die vorhandenen Vernetzungsstrukturen gestützt.
Es gibt zunächst keine bevorzugte Rechtsform der TI. Dies ist von lokalen Besonderheiten abhängig und bedarf bei Veränderungsbedarf stets einer juristischen Prüfung. Wichtiger ist die fachliche Qualifikation der Mitarbeitenden.
* Abkürzung VZÄ – Vollzeitäquivalent