Grundsätzlich sind die Daten 10 Jahre aufzubewahren, wobei mögliche Verlängerungen im Zuge einer Betriebsprüfung berücksichtigt werden müssen. Das gilt auch für Programmierungsunterlagen und Protokolle von Änderungen.

Es dürfen nur noch Kassen verwendet werden, die eine vollständige Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglicht
(Angaben zu Verkaufspreis, Zahlungssumme, Artikel, Nutzerkennung, Stammdatenänderungen, wie Preisänderungen bei Artikeln).
Die Unterlagen sind jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.
Ist die komplette Speicherung der Daten in der Kasse nicht möglich, müssen diese unveränderbar und für den Betriebsprüfer maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Diese müssen unbedingt aufbewahrt werden.
→ siehe Verfahrensdokumentation

Wenn ein elektronisches oder PC-gestütztes Kassensystem(und keine offene Ladenkasse) verwendet wird, ist das Unternehmen verpflichtet, unmittelbar einen Beleg (in Papierform oder bei Zustimmung des Kunden elektronisch) zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet.

Notwendige Angaben auf dem Beleg:
→ siehe Infoblatt IHK Punkt 5, Blatt 8 (Downloads u. weiterführende Links)

Der Unternehmer muss dem Amtsträger unmittelbar Zugriff auf die genutzte Registrierkasse oder Kassensystem gewähren oder die Daten auf einem Datenträger zur Verfügung stellen. Das gilt auch für Daten, die in einem Rechenzentrum eines Dritten gespeichert sind.
Programmierungsunterlagen, Bedienungsanleitungen, Änderungsprotokolle usw. sind zur Verfügung zu stellen.

→ siehe auch Kassennachschau

Es empfiehlt sich die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), welches eine unveränderbare Archivierung („GOBD-konform“) sicherstellt.

Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz (7 % USt und 19 % USt) aufzuzeichnen.

Liegt bei einer Betriebsprüfung ein materieller Mangel vor (z.B. unvollständiges Verbuchen von Einnahmen) – besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung) nach §162 der Abgabenordnung (AO).

Zur Aufzeichnungspflicht gehört die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben als Kassenbuch bzw. als aneinandergereihte tägliche Kassenberichte.

Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Eine Registrierkassenpflicht besteht nicht. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier-bzw. PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und möglichst detailliert aufgezeichnet werden.

Mitarbeiter des Finanzamtes dürfen unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsräume ohne Vorankündigung betreten, und die Ordnungsmäßigkeit der Kassensysteme und die Kassenaufzeichnungen überprüfen

Amtsträger dürfen ebenfalls Testkäufe durchführen und in öffentlich zugänglichen Bereichen anonyme Beobachtungen der Kasse und deren Bedienung  machen.

Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.

Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.

Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen.

Wenn Sie sich eine neue Registrierkasse anschaffen möchten, achten Sie bitte darauf, dass sie seit Anfang dieses Jahres mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein muss.

Durch Verzögerung bei der Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung hat das Bundesfinanzministerium verfügt, dass bei Betriebsprüfungen das Fehlen der technischen Sicherheitseinrichtung bis zum 30. September 2020 nicht beanstandet wird.

Ist eine Kasse ohne jegliche technische Unterstützung. Sie kann aus einer einfachen Schublade in der Ladentheke oder einer Geldkassette bestehen.

Offene Ladenkassen sind nach wie vor zulässig.

Bei Ausfall des Kassensystems z.B. durch Stromausfall oder wegen eines technischen Defektes, müssen die erforderlichen Aufzeichnungen auf Papier fort-geführt werden. Zugleich ist die Ausfallzeit festzuhalten und z.B. durch Reparaturrechnungen zu belegen.

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Die Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen: einem Sicherheitsmodul, das gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Zeitpunkt gespeichert und verschlüsselt und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können, einem Speichermedium, auf dem die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden und einer digitalen Schnittstelle, die eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleistet.

Amtsträger dürfen inkognito, d. h., ohne sich auszuweisen, Testkäufe durchführen und in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen anonyme Beobachtungen der Kassen und deren Bedienung machen. Ein Durchsuchungsrecht besteht jedoch nicht.

Alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) müssen auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden.

Kasse verfügt nicht über eine technische Sicherheitseinrichtung:
Seit 1.1.2020 müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Bis zum 30. September 2020 gilt eine Nichtbeanstandungsregelung.

→ siehe Nichtbeanstandungsregelung/-frist

Kasse ist nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachrüstbar:
Betrifft Unternehmen, die eine neue Kasse gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 angeschafft haben, aber diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüsten können. Diese Kassen können längstens bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden.

Unbare Zahlungen, z.B. EC-Karten oder Kreditkartenzahlungen, stellen keine Bargeldbewegungen dar und dürfen grundsätzlich nicht im Kassenbuch/ Kassenbericht erfasst werden.

Es muss eine Verfahrensdokumentation erstellt und bereitgehalten werden, in der die wichtigsten Eckdaten dokumentiert sind. Hierzu zählen z. B. das eingesetzte Kassenfabrikat mit Seriennummer, Einsatzort und -zeitraum nebst Ausfallzeiten, Handbücher mit Bedienungs- und Programmieranleitungen, eine technische Systemdokumentation mit Programmierungen bzw. -änderungen sowie Nutzungsprotokolle mit Benennung der Anwender und Datenänderungen etc.

Ein Zählprotokoll ist eine Aufstellung der Stückelung aller Scheine und Münzen und die Addition derselben einer Kasse. Es dient als weiterer Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wird.

Der Z-Bon ist der Kassenabschlussbeleg, der täglich nach Geschäftsschluss an der Kasse erstellt wird, um die Kasse abzurechnen. Tagesendsummenbons müssen folgende Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Z-Nummer, Storno-/Retourbuchungen, Entnahmen, Zahlungsart.