Registrierkassen und Kassensysteme liegen verstärkt im Fokus von Betriebsprüfungen der Finanzbehörden bei bargeldintensiven Unternehmen, wie Einzelhandel und Gastgewerbe.
Zum 01.01.2020 trat das Gesetz zur Einführung manipulationssicherer Kassen in Kraft. Damit dürfen nur noch Registrierkassen verwendet werden, die über eine technische Sicherheitseinrichtung (tSE) verfügen.
Neu ist außerdem die Belegausgabepflicht. Sie verlangt vom Unternehmen, dass für jeden Kauf ein Kassenbon erstellt und dem Kunden ausgehändigt wird.
Beratungsstellen:
IHK Erfurt
IHK Südthüringen
IHK Ostthüringen zu Gera
DEHOGA Thüringen e.V. (für Mitglieder)
Steuerberaterverband Thüringen e.V.
Kassen-ABC
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Aufbewahrungsdauer/-pflichten
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Grundsätzlich sind die Daten 10 Jahre aufzubewahren, wobei mögliche Verlängerungen im Zuge einer Betriebsprüfung berücksichtigt werden müssen. Das gilt auch für Programmierungsunterlagen und Protokolle von Änderungen. |
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Auslesbarkeit
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Es dürfen nur noch Kassen verwendet werden, die eine vollständige Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglicht |
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Bedienungsanleitungen/ |
Diese müssen unbedingt aufbewahrt werden. |
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Belegausgabepflicht/
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Wenn ein elektronisches oder PC-gestütztes Kassensystem(und keine offene Ladenkasse) verwendet wird, ist das Unternehmen verpflichtet, unmittelbar einen Beleg (in Papierform oder bei Zustimmung des Kunden elektronisch) zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Notwendige Angaben auf dem Beleg: |
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Datenzugriff
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Der Unternehmer muss dem Amtsträger unmittelbar Zugriff auf die genutzte Registrierkasse oder Kassensystem gewähren oder die Daten auf einem Datenträger zur Verfügung stellen. Das gilt auch für Daten, die in einem Rechenzentrum eines Dritten gespeichert sind. → siehe auch Kassennachschau |
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Dokumentenmanagementsysteme (DMS) |
Es empfiehlt sich die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), welches eine unveränderbare Archivierung („GOBD-konform“) sicherstellt. |
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Einzelaufzeichnungspflicht
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Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz (7 % USt und 19 % USt) aufzuzeichnen. |
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Hinzuschätzung
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Liegt bei einer Betriebsprüfung ein materieller Mangel vor (z.B. unvollständiges Verbuchen von Einnahmen) – besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung) nach §162 der Abgabenordnung (AO). |
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Kassenbuch, -bericht
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Zur Aufzeichnungspflicht gehört die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben als Kassenbuch bzw. als aneinandergereihte tägliche Kassenberichte. |
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Kassenführung
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Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Eine Registrierkassenpflicht besteht nicht. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier-bzw. PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und möglichst detailliert aufgezeichnet werden. |
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Kassennachschau
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Mitarbeiter des Finanzamtes dürfen unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsräume ohne Vorankündigung betreten, und die Ordnungsmäßigkeit der Kassensysteme und die Kassenaufzeichnungen überprüfen Amtsträger dürfen ebenfalls Testkäufe durchführen und in öffentlich zugänglichen Bereichen anonyme beobachtungen der kasse und deren Bedienung machen |
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Kassenprüfung |
Siehe Kassennachschau |
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Kassensturzfähigkeit |
Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann. |
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Korrekturen |
Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist. |
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Meldepflicht
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Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. |
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Neuanschaffung
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Wenn Sie sich eine neue Registrierkasse anschaffen möchten, achten Sie bitte darauf, dass sie seit Anfang dieses Jahres mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein muss. |
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Nichtbeanstandungsregelung/
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Durch Verzögerung bei der Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung hat das Bundesfinanzministerium verfügt, dass bei Betriebsprüfungen das Fehlen der technischen Sicherheitseinrichtung bis zum 30. September 2020 nicht beanstandet wird. |
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Offene Ladenkasse
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Ist eine Kasse ohne jegliche technische Unterstützung. Sie kann aus einer einfachen Schublade in der Ladentheke oder einer Geldkassette bestehen. Offene Ladenkassen sind nach wie vor zulässig. |
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Systemausfall
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Bei Ausfall des Kassensystems z.B. durch Stromausfall oder wegen eines tech-nischen Defektes, müssen die erforderlichen Aufzeichnungen auf Papier fort-geführt werden. Zugleich ist die Ausfallzeit festzuhalten und z.B. durch Repa-raturrechnungen zu belegen. |
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Technische Sicherheitseinrichtung (tSE)
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Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Die Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen: einem Sicherheitsmodul, das gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Zeitpunkt gespeichert und verschlüsselt und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können, einem Speichermedium, auf dem die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden und einer digitalen Schnittstelle, die eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleistet. |
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Testkäufe
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Amtsträger dürfen inkognito, d. h., ohne sich auszuweisen, Testkäufe durchführen und in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen anonyme Beobachtungen der Kassen und deren Bedienung machen. Ein Durchsuchungsrecht besteht jedoch nicht. |
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Trainee-Taste/ |
Alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) müssen auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. |
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Übergangsregelungen
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Kasse verfügt nicht über eine technische Sicherheitseinrichtung: → siehe Nichtbeanstandungsregelung/-frist Kasse ist nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachrüstbar: |
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Unbare Zahlungen
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Unbare Zahlungen, z.B. EC-Karten oder Kreditkartenzahlungen, stellen keine Bargeldbewegungen dar und dürfen grundsätzlich nicht im Kassenbuch/ Kassenbericht erfasst werden. |
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Verfahrensdokumentation
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Es muss eine Verfahrensdokumentation erstellt und bereitgehalten werden, in der die wichtigsten Eckdaten dokumentiert sind. Hierzu zählen z. B. das eingesetzte Kassenfabrikat mit Seriennummer, Einsatzort und -zeitraum nebst Ausfallzeiten, Handbücher mit Bedienungs- und Programmieranleitungen, eine technische Systemdokumentation mit Programmierungen bzw. -änderungen sowie Nutzungsprotokolle mit Benennung der Anwender und Datenänderungen etc. |
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Zählprotokoll
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Ein Zählprotokoll ist eine Aufstellung der Stückelung aller Scheine und Münzen und die Addition derselben einer Kasse. Es dient als weiterer Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wird. |
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Z-Bon
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Der Z-Bon ist der Kassenabschlussbeleg, der täglich nach Geschäftsschluss an der Kasse erstellt wird, um die Kasse abzurechnen. Tagesendsummenbons müssen folgende Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Z-Nummer, Storno-/Retourbuchungen, Entnahmen, Zahlungsart. |
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