Protokollieren von Meetings gehört laut Umfragen zu den unbeliebtesten Bürotätigkeiten. Zum Glück kann Künstliche Intelligenz uns hier schon viele Aufgaben abnehmen: Tools transkribieren Meetings, erstellen Protokolle, markieren Verantwortlichkeiten und fassen sogar Inhalte von Pinnwänden und Flipcharts zusammen.
Beim „Espresso to Know“ am 15.04.2026 haben wir diesmal Matthias Burzinski von destinetCHANGE dabei. Er stellt uns nicht nur Programme und Prompts vor, sondern erläutert auch, worauf wir ggf. achten müssen (Stichwort: Datenschutz).
Eure Tipps und Erfahrungen!
Wie unterstützt euch KI dabei, Präsenztreffen und Onlineformate effizienter zu gestalten? Welche Erfahrungen habt ihr gemacht. Was sind eure Lieblingslösungen und Tool-Tipps für den Tourismus? Wir freuen uns auf eure Beispiele und Fragen.
Termin und Anmeldung
Espresso to Know: KI statt Kuli – Wer protokolliert, wenn alle mitreden?
Wann: Mittwoch, 15.04.2026, 9.00-9.45 Uhr
Wer: Der Impuls kommt von Matthias Burzinski, destinetCHANGE; Erfahrungen, Lösungen, Fragen kommen von euch
Wie: digital, via Teams, gern auf Augenhöhe mit angestellter Kamera
Zur Anmeldung: Microsoft Virtual Events Powered by Teams
Unser Prompt-Tipp für ein Protokoll aus einem Teams-Meeting
Probiert doch mal folgenden Prompt für ein Protokoll aus eurem Transkript (z.B. von Teams). Aber Achtung! Bevor ihr das Transkript der KI gebt, ersetzt alle Namen, z.B. durch Sprecher 1, Sprecher 2… oder vielleicht auch Tiernamen.
Prompt für eure KI
Du bist ein erfahrener Protokollführer.
Erstelle aus dem folgenden Teams-Transkript ein strukturiertes Ergebnisprotokoll.
Ziel ist ein kompaktes, gut lesbares Protokoll, das sich auf Ergebnisse konzentriert.
Regeln:
- Entferne Small Talk, Abschweifungen und Wiederholungen.
- Fasse Diskussionen kurz zusammen.
- Stelle Ergebnisse, Entscheidungen und Aufgaben klar heraus.
- Nutze Stichpunkte statt Fließtext.
Struktur des Protokolls:
- Sitzung
- Datum
- Format (z. B. Online/Teams, falls erkennbar)
- Teilnehmende
Liste der erkennbaren Personen
- Besprochene Themen / TOPs
Kurze Liste der Themen.
- Zentrale Diskussionspunkte (kurz)
Wichtige Argumente oder Hinweise aus der Diskussion, jeweils maximal 1–2 Stichpunkte.
- Entscheidungen / Beschlüsse
Nur tatsächlich getroffene Entscheidungen.
- Maßnahmen / To-Dos
Tabelle mit:
- Maßnahme
- Verantwortliche Person/Organisation
- Termin / nächste Schritte (falls genannt)
- Offene Punkte / Klärungsbedarf
Wenn Informationen nicht eindeutig aus dem Transkript hervorgehen, kennzeichne sie mit „nicht eindeutig im Transkript“.
Achte besonders auf Formulierungen wie „wir beschließen“, „wir halten fest“, „XY kümmert sich“, „wir prüfen“, „bis zum nächsten Termin“.
Verfeinert diesen Prompt, sodass er für euch und euer Unternehmen passt.
