ⓘQuelle: pixabayElektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen spätestens bis zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt gemeldet werden. Ausnahme: Bei Außerbetriebnahme der Kasse vor dem 1. Juli 2025 entfällt die Meldepflicht. Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 neu angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach dem Kauf gemeldet werden.
Die Meldepflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmer – einschließlich Kleinunternehmer –, die elektronische Registrierkassen verwenden. Ausnahmen von der Mitteilungspflicht gibt es nur bei Taxametern ohne technische Sicherheitseinrichtung.
Unternehmer müssen folgende Angaben übermitteln:
Name des Steuerpflichtigen
Steuernummer des Steuerpflichtigen
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Seriennummer der Registrierkasse
Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme
Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)
Die Informationen müssen an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch über »Mein Elster« und die ERiC-Schnittstelle, alternativ kann eine XML-Datei hochgeladen werden. »ERiC« steht für ELSTER Rich Client. Die ERiC-Schnittstelle ist im Grunde ein Programm, das dabei hilft, Steuerdaten sicher und korrekt an das Finanzamt zu übermitteln. Bevor die Daten ans Finanzamt geschickt werden, prüft das Programm, ob alle Angaben richtig und vollständig sind. Die Daten werden dann verschlüsselt und sicher über das Internet gesendet. Nach dem Senden erstellt das Programm eine Bestätigung darüber, das zeigt, dass die Daten erfolgreich übermittelt wurden. Eine Meldung über Formulare, Anlagen, PDF-Vordrucke oder Ähnliches ist nicht möglich.
Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Ausnahme: Wenn ein Kassensystem vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wird, muss es nicht mehr gemeldet werden. Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Auch die Außerbetriebnahme eines Systems muss innerhalb eines Monats gemeldet werden. Dazu gehören auch Fälle, in denen eine Kasse gestohlen wurde, defekt oder kaputt gegangen ist.
1. Wurde das Kassensystem vor dem 1. Juli 2025 angeschafft?
Ja → Bis spätestens 31. Juli 2025 melden
Nein → Weiter zu Punkt 2
2. Wurde das Kassensystem vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen?
Ja → Keine Meldung erforderlich
Nein → Weiter zu Punkt 3
3. Wurde das Kassensystem ab dem 1. Juli 2025 angeschafft?
Ja → Innerhalb eines Monats nach Anschaffung melden
4. Wurde ein Kassensystem ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen?
Ja → Innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme melden
5. Meldung erfolgt über:
Mein ELSTER (www.elster.de)
Formular: »Mitteilung nach § 146a AO über die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)«
Die Anmeldepflicht für elektronische Registrierkassen war eigentlich schon länger geplant: Sie wurde im Rahmen des »Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen« eingeführt, das am 22. Dezember 2016 verabschiedet wurde. Die Meldepflicht für ZSE-Kassen sollte ab 2020 gelten. Ein Hauptgrund für die Verzögerung war das Fehlen eines geeigneten elektronischen Meldeverfahrens, denn weder auf Papier noch digital gab es ein Verfahren, das die Anforderungen erfüllte. Die Entwicklung und Implementierung der notwendigen technischen Infrastruktur, insbesondere die Integration in das Programm »Mein Elster« und die ERiC-Schnittstelle, nahm mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich geplant. Um den Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben, wurden Übergangsregelungen eingeführt, die die Fristen mehrfach verlängerten. Ab dem 1. Januar 2025 steht nun endlich die elektronische Meldemöglichkeit zur Verfügung, und die Unternehmen müssen ihre Registrierkassen entsprechend melden.
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